👋 Ciao a tutti! In questo periodo, molti utenti di LinkedIn si chiedono spesso quale sia la modalità di lavoro migliore: in presenza o da remoto? 

Tuttavia, a mio avviso, questa non è la domanda più rilevante in questo momento, poiché i team che hanno scelto la loro modalità di lavoro ormai l’hanno consolidata. Piuttosto, concentriamoci invece sulle difficoltà di comunicazione e di coesione, che si possono avere all’interno di un team, soprattutto quando si parla di lavoro in remoto.

 La comunicazione all’interno di un team

💬 Infatti, la comunicazione rappresenta sempre uno dei punti nevralgici di un’organizzazione,  indipendentemente dalla modalità di lavoro. 

Personalmente sono abituata a lavorare da anni in remoto, e in questo articolo, voglio condividere con voi, manager, Hr o Cho, uno strumento che ho adottato per migliorare la comunicazione all’interno del mio team e che potrebbe essere utile anche per il vostro.

Partendo dal presupposto che esistono molteplici fattori che possono migliorare la comunicazione all’interno di un team, il primo passo è quello di garantire che le procedure e il sistema di lavoro siano coerenti e organizzati rispetto alle attività svolte. In questo modo, il flusso della comunicazione diventa lineare e non disorganizzato. Tutti sanno dove comunicare (tool dedicato), a chi comunicare cosa (a seconda del tipo di attività), e come farlo (modalità di comunicazione).

Ci sono poi molti altri metodi per migliorare la comunicazione all’interno del team.

Il metodo delle Personal Maps

🗺️ Innanzitutto, uno dei metodi fondamentali per migliorare la comunicazione all’interno di un team non è un metodo, ma piuttosto la conoscenza approfondita delle persone che lo compongono. 

Tuttavia, se il team lavora da remoto, questo può rappresentare una sfida. Infatti, è più facile conoscere le persone quando si lavora in presenza, magari prendendo un caffè insieme o chiacchierando della propria vita privata. 

Ma come si può fare da remoto, specialmente durante le call di lavoro? Organizzare un incontro per un caffè è spesso impossibile.

Il strumento che utilizzo io per migliorare la comunicazione all’interno del team è la creazione delle Personal Maps (Mappe personali),  tratto dal metodo di Jurgen Appelo, un famoso trainer brasiliano che ha fondato il Management 3.0, che ho rivisitato appositamente per la mia azienda, Huulke.

La mappa personale è un documento che mette al centro la persona e intorno a essa inserisce 8 sezioni che riguardano:

• la casa, 
• la formazione, 
• il ruolo che si ha all’interno dell’azienda, 
• gli hobby, 
• la famiglia, 
• gli amici,
• i valori 
• e i goal della persona. 

Attraverso questi 8 punti, si possono capire gli elementi principali di una persona e conoscerla meglio. I punti potete anche modificarli a seconda delle vostre necessità e di cosa preferite conoscere di una persona.

Ad esempio si può fare una mappa con i seguenti punti: “Valori”, “Persone”, “Progetti”, “Esperienze passate significative”, “Goal attuali/Intenzioni per il futuro”, “Cosa mi porta gioia”. Potete utilizzare la vostra fantasia.

Attenzione! Le mappe personali non sono come le “Sfere della Vita”, uno strumento largamente utilizzato, a mio avviso un po’ fallace, in quanto, dovendo dare dei punteggi ad ogni sfera, si tende a sovrastimare o a sottostimare una determinata area della propria vita in base a bias cognitivi o alle aspettative.

Come le Personal Maps possono migliorare il team

🤝 Tornando alle Mappe Personali, in particolare ho adottato una modalità leggermente diversa rispetto al metodo originale, intervistando personalmente ogni persona all’interno dell’organizzazione per creare la sua mappa personale. Questo mi ha permesso di approfondire la conoscenza di ogni singolo membro del team e di capire le dinamiche all’interno del gruppo.

Ad esempio, molti sono amici tra loro oppure ho scoperto che molti membri del mio team in India hanno la passione per la pittura, il che mi consentirebbe di organizzare un team building artistico con loro.

Esplorare la famiglia e gli amici di una persona è importante per capire le sue esigenze e preferenze, ad esempio se preferisce lavorare da casa per dedicare più tempo ai figli o se preferisce un coworking perché vuole uscire di casa.

Inoltre, quando si analizzano tutte le mappe personali dei membri del team, si possono identificare i valori e i goal comuni che guidano l’azienda e le decisioni di ciascun individuo. Questo aiuta a creare una maggiore coesione all’interno del team e a lavorare in modo più efficace insieme.

Qual è il risultato di creare le mappe personali? È uno strumento fondamentale che consente alle persone di aprirsi e comprendere le proprie aspirazioni, mettendole al servizio del team. In questo modo, ognuno può conoscere meglio gli altri membri del gruppo. Io ho organizzato un team building di condivisione in modalità di gioco, dove ogni persona doveva indovinare gli hobby o i valori degli altri membri. Questo è stato divertente e coinvolgente, e permette di creare un legame tra le persone.

Diminuire la distanza mentale, non solo quella fisica!

💬 In un mondo dove la distanza fisica sembra allontanare le persone, la vera sfida sta nel creare legami forti e duraturi e quindi diminuire quanto più possibile la distanza mentale.

Come afferma il famoso autore Stephen Covey: 

“La comunicazione è la radice di ogni relazione significativa. Se vogliamo creare un ambiente di fiducia, dobbiamo comunicare con sincerità”.

La comunicazione, dunque, intesa come scambio di pensieri e sentimenti, rappresenta il filo invisibile che tiene unito un team, indipendentemente dalla modalità di lavoro. 

Utilizzare strumenti come le mappe personali, che mettono al centro la persona e le sue aspirazioni, può aiutare a tessere questo filo, creando una rete di fiducia e comprensione reciproca.